Zásady ochrany osobných údajov

Informácie o spracúvaní osobných údajov pri uzatváraní a plnení dodávateľských a odberateľských zmlúv

v súlade s ustanovením čl. 13 a 14 Nariadenia o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (GDPR)

Riadne spracúvanie Vašich osobných údajov je pre nás veľmi dôležité a ich ochrana je pre nás veľmi dôležitá, preto by sme Vám radi poskytli informácie týkajúce sa spracúvania Vašich osobných údajov.

Ak Vám po prečítaní tohto dokumentu bude čokoľvek nejasné, alebo si nebudete niečím istí, radi Vám ktorýkoľvek pojem alebo časť tohto dokumentu vysvetlíme. Neváhajte nás teda kedykoľvek kontaktovať na testovanie@merea.sk

Kto spracúva Vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje ako prevádzkovateľ spracúva spoločnosť Merea, a.s., so sídlom: Stromová 54, 831 01 Bratislava - mestská časť Nové mesto, IČO: 44 797 621, DIČ: 2022830469, IČ DPH: SK2022830469 (ďalej len „Prevádzkovateľ“)

Osobu zodpovednú za ochranu osobných údajov, ktorá dohliada na ich riadne spracúvanie môžete kedykoľvek kontaktovať elektronicky na adrese testovanie@merea.sk

V prípade využitia kontaktného formuláru o Vás Prevádzkovateľ v elektronickej forme spracúva najmä Vaše meno, priezvisko a kontaktné údaje, aby Vám vedel zodpovedať Vašu otázku, resp. reagovať na dopyt, ktorý zašlete.

Aké osobné údaje Prevádzkovateľ spracúva?

Prevádzkovateľ pri výbere dodávateľa, pri uzatváraní alebo plnení zmluvy môže o uchádzačovi vo výberovom konaní na dodávateľa alebo o zmluvnom partnerovi, ak ide o fyzickú osobu, o jeho štatutárnych alebo iných zástupcoch, prípadne o iných fyzických osobách uvedených v objednávke, v zmluve, v dodacom liste, reklamačnom protokole alebo inom dokumente v papierovej a/alebo elektronickej forme spracúvať najmä tieto údaje: meno, priezvisko, bydlisko, funkcia, e-mailová adresa, telefónne číslo, podpis, historicky zakúpené alebo dodané produkty a služby. V prípade štatutárnych alebo iných zástupcov, zamestnancov alebo dodávateľov uchádzača alebo zmluvného partnera, ktorí sú fyzickými osobami, boli osobné údaje týchto osôb získané od uchádzača alebo zmluvného partnera. 

Na aký účel a na akom právnom základe spracúva Prevádzkovateľ osobné údaje?

Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutné pre realizáciu výberového konania na výber dodávateľa alebo na uzavretie zmluvy a na jej následné plnenie. Bez týchto údajov by Prevádzkovateľ nebol schopný zaradiť uchádzača do výberového konania, uzavrieť s ním zmluvu a plniť z nej vyplývajúce práva a povinnosti.

Osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu Prevádzkovateľ spracúva z týchto dôvodov:

a)    spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe jej žiadosti ako uchádzača – fyzickej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy (článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR)

-    na účel jej identifikácie pri realizácii výberového konania na výber dodávateľa alebo pri uzatvorení, plnení a ukončení zmluvy,
-    na účel plnenia zmluvných záväzkov Prevádzkovateľa vyplývajúcich mu z tejto zmluvy,
-    na účel preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania právnych nárokov Prevádzkovateľa súvisiacich so zmluvou alebo výberovým konaním na výber dodávateľa,
-    na účel administrácie informácií súvisiacich s plnením zmluvy alebo realizáciou výberového konania na výber dodávateľa.

b)    spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR), a to 

-    pri plnení povinností vyplývajúcich z daňových predpisov a predpisov o účtovníctve,
-    pri plnení povinností súvisiacich s hlásením bezpečnostných porušení jednotlivcom a orgánom,
-    pri plnení povinností súvisiacich s riešením inšpekcií a žiadostí orgánov verejnej moci,
-    pri plnení povinností súvisiacich so spracovávaním a odpovedaním na žiadosti a sťažnosti dotknutých osôb.

c)    spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov Prevádzkovateľa, prípadne uchádzača vo výberovom konaní na výber dodávateľa alebo zmluvného partnera ako tretej strany (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR), ktorými sú

-    dodržiavanie základných zásad spracúvania osobných údajov, implementácie a udržiavania technických a organizačných bezpečnostných opatrení vrátane, ale nie výlučne, na predchádzanie neoprávnenému prístupu k systémom a informáciám, vyšetrovania podozrivých alebo známych bezpečnostných porušení, kde oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je predchádzanie neoprávnenému prístupu k systémom a informáciám, zabezpečenie požadovanej úrovne bezpečnosti osobných údajov a predchádzanie bezpečnostným incidentom, 
-    identifikácia dotknutej osoby pri realizácii výberového konania na výber dodávateľa alebo uzatvorení, plnení a ukončení zmluvy, ak dotknutá osoba je štatutárnym alebo iným zástupcom, zamestnancom alebo dodávateľom (fyzickou osobou) uchádzača alebo zmluvného partnera, kde oprávneným záujmom Prevádzkovateľa a uchádzača alebo zmluvného partnera je riadne plnenie práv a povinností zo zmluvy oprávnenými osobami,
-    plnenie zmluvných záväzkov Prevádzkovateľa vyplývajúcich mu zo zmluvy so zmluvným partnerom, ak dotknutá osoba je štatutárnym alebo iným zástupcom, zamestnancom alebo dodávateľom (fyzickou osobou) zmluvného partnera, kde oprávneným záujmom Prevádzkovateľa a uchádzača alebo zmluvného partnera je riadne plnenie práv a povinností zo zmluvy oprávnenými osobami,
-    preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov Prevádzkovateľa súvisiacich so zmluvou, ak dotknutá osoba je štatutárnym alebo iným zástupcom, zamestnancom alebo dodávateľom (fyzickou osobou) zmluvného partnera, kde oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je preukazovať, uplatňovať alebo obhajovať svoje právne nároky vyplývajúce zo zmluvných vzťahov,
-    administrácia informácií súvisiacich s realizáciou výberového konania na výber dodávateľa alebo plnením zmluvy, ak dotknutá osoba je štatutárnym alebo iným zástupcom, zamestnancom alebo dodávateľom (fyzickou osobou) uchádzača alebo zmluvného partnera,
-    predchádzanie podvodom a ochrana pred zneužitím služieb, kde oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je ochrana pred zneužitím poskytovaných služieb na nelegálne účely, predchádzanie podvodom a iným zneužitím v mene spoločnosti.
-    transfer osobných údajov na vnútorné administratívne účely, kde oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je zabezpečiť administratívne činnosti v rámci spoločnosti, ale aj v rámci spoločných Prevádzkovateľov,
-    priamy marketing.

Budú osobné údaje poskytované iným príjemcom?

Osobné údaje môžu byť sprístupnené prevádzkovateľom IT služieb, advokátom, audítorom, archívu a ďalším osobám, ktoré Prevádzkovateľovi poskytujú služby, a s ktorými má uzavretú zmluvu o spracúvaní osobných údajov.

Budú Vaše osobné údaje prenášané do tretích krajín?

Prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín nie je zamýšľaný, okrem prípadu, kedy môžu byť Vaše osobné údaje predmetom cezhraničného prenosu do USA za účelom zasielania newslettrov a správy databázy e-mailov (podrobnejšie info viď nižšie v časti Mailchimp).

Ako dlho budú osobné údaje na tento účel spracúvané?

Osobné údaje uchováva Prevádzkovateľ po dobu trvania výberového konania na výber dodávateľa alebo trvania zmluvného vzťahu so zmluvným partnerom a po jeho ukončení do vysporiadania všetkých záväzkov plynúcich či súvisiacich s ním, prípadne do doby, kým pominie oprávnený záujem Prevádzkovateľa na ich spracúvaní. 

Pri nakladaní s osobnými údajmi aplikuje Prevádzkovateľ princíp minimalizácie, čo znamená, že len čo uplynie doba, počas ktorej je povinný uchovávať osobné údaje, okamžite osobné údaje anonymizuje z databáz a informačných systémov. Prevádzkovateľ má nastavené prísne vnútorné pravidlá uchovávania osobných údajov, ktoré zaisťujú, že informácie nie sú držané dlhšie, než je Prevádzkovateľ oprávnený alebo povinný.

Aké sú práva dotknutej osoby v súvislosti s týmto spracúvaním?

Za predpokladu dodržania požiadaviek stanovených vo všeobecne záväzných právnych predpisoch (najmä GDPR) má dotknutá osoba právo 

a)    požadovať prístup k jej osobným údajom, teda právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o nej Prevádzkovateľ má k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako jej osobné údaje používa; 
b)    žiadať opravu jej osobných údajov, ak si myslí, že údaje, ktorými Prevádzkovateľ disponuje sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne. Dotknutá osoba je v týchto prípadoch povinná kontaktovať Prevádzkovateľa, aby tieto informácie upravil, aktualizoval alebo doplnil; 
c)    žiadať o vymazanie jej osobných údajov alebo požadovať obmedzenie spracúvania, avšak výlučne v prípadoch, v ktorých to pripúšťajú všeobecne záväzné právne predpisy.   

Dotknutá osoba má právo kedykoľvek odmietnuť spracúvanie jej osobných údajov na účely priameho marketingu – v takom prípade sa osobné údaje na tieto účely ďalej nesmú spracúvať. Ak spracúva Prevádzkovateľ osobné údaje na zabezpečenie jeho oprávnených záujmov alebo oprávnených záujmov iných osôb, môže dotknutá osoba toto spracúvanie namietať; v takom prípade môže Prevádzkovateľ jej osobné údaje ďalej spracúvať, len ak preukáže existenciu nevyhnutných oprávnených dôvodov, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo ak sú tieto údaje potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Práva si dotknutá osoba môže uplatniť písomne zaslaním žiadosti na adresu Stromová 54, 831 01 Bratislava - mestská časť Nové mesto (ďalej len „Prevádzkovateľ“) alebo elektronicky na adresu testovanie@merea.sk

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa jej týka, je v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi, má právo podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia. Dozorným orgánom v Slovenskej republike je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky so sídlom Hraničná 12 v Bratislave. 

Dochádza pri spracúvaní osobných údajov k automatizovanému rozhodovaniu vrátane profilovania?

Pri spracúvaní osobných údajov Prevádzkovateľom nedochádza k rozhodovaniu podľa čl. 22 GDPR, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré má právne účinky, ktoré sa týkajú alebo podobne významne ovplyvňujú dotknutú osobu.